Nya besöksrutiner i kommunhuset

För att kunna ge medborgarna ett ännu bättre bemötande investerar Lycksele kommun i ett passersystem samt modul för besöksregistrering. 

Lycksele kommun eftersträvar ett öppet och välkomnande klimat för alla som besöker kommunhuset. Ett gott bemötande är avgörande för hur kommunen uppfattas och därför införs ett passersystem.
– Att möta upp besökaren i kundtjänst, vägleda personen till den lokal som man avser besöka och att sedan följa personen ut borde utgöra ett bättre bemötande än att besökarna själva ska söka sig igenom huset för att hitta personen den ska träffa, säger Linda Orädd, verksamhetscontroller.

Alla ska känna sig säkra
Som arbetsgivare har Lycksele kommun även ett arbetsmiljöansvar som innefattar medarbetarnas säkerhet. Även personer som besöker kommunhuset ska känna sig säkra.
– Det är ett annat klimat i samhället i dag och det är något som våra medarbetare märker av. Vi vill att alla ska känna sig trygga på sin arbetsplats. Ett tryggt och säkert kommunhus innebär dessutom att alla som vistas i kommunhuset på ett snabbt och tryggt sätt ska kunna sätta sig i säkerhet vid en eventuell utrymning. Med det nya systemet kan vi säkerställa att alla som befinner sig i byggnaden tagit sig ut, säger Linda Orädd.

Tidsbokning
Förändringen innebär i korthet att anställda i kommunhuset har ett personligt e-tjänstkort eller tagg för inpassering till respektive avdelning och till trapphuset som ska glasas in. Besökaren bokar tid med den tjänsteperson eller politiker man önskar träffa. Besökaren anmäler sitt besök i kundtjänst och möts sedan upp i foajén.

Spontanbesök hänvisas till kundtjänst som kontaktar berörd tjänsteperson med förfrågan om hen kan ta emot besök eller inte. Kundtjänst är bemannad mellan klockan 07:30-16.30 och foajén är öppen och möblerad för ett trevligt bemötande.

Fyra aspekter som spelat in
Behovet av en översyn av säkerheten i kommunhuset aktualiserades under 2015 utifrån fyra aspekter: 1) att våld i offentlig miljö bedömdes som en sannolik risk 2) att arbetsmiljön inte är tillfredställande 3) att det inte går att veta vilka som befinner sig i kommunhuset samt 4) att det finns brister när det gäller skydd av sekretesskyddade uppgifter och handlingar.
– 2016 hade 84 procent av kommunhusen i Sverige inpassering med lås, tags och registrering av besökare så vi är lite sent ute men det känns bra att vi kan genomföra detta nu, både för att vi på så vis kan ge ett bättre bemötande och att vi får ett tryggare kommunhus, säger Linda Orädd.

Start i januari
Det nya systemet med begränsad inpassering införs i Lyckseles kommunhus under januari månad. Nästa vecka påbörjas byggnationen att glasa in trapphuset.